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それぞれの問合せ管理ツールを比較してみよう
問合せ管理ツールを利用すれば、顧客とのやりとりが迅速化することが大きなメリットですが、それ以外にもスタッフの負担を大きく減らすことができ業務を無駄なくこなすことが可能です。
ただ、実際にはサービスを提供してくれる業者によってその内容が大きく異なりますのでよく比較することが重要です。
大きく分けると、1つはパッケージングされたものを利用するパターンが存在します。
パッケージングされたものは、自分たちで作る必要がありませんので特にパソコンの技術がない人が使っても簡単に利用することが可能になります。
月額制をとっているところが多く、初期費用はそれほど高くありませんが毎月の負担を考えなければなりません。
これに対して、自分たちでソフトをある程度編集できるものもあります。
後でツールの内容を追加することもできますので仕組みをいじることができる人ならばメリットは大きいと言えるでしょう。
問合せ管理ツールは日々進化しており、最近は迅速な対応を実現するべくメール以外の方法が用いられています。
メール以外の方法としては、チャットが魅力的になるでしょう。
チャット型のメリットの1つは、メールと異なりすぐに対応することができる点です。
メールも、気がつくことで対応することが可能ですが、従来のものは会社の外からそれを確認するのは難しい状況でした。
ですが、チャット型の中でも共有化できるようにすれば外からでも閲覧することが可能になります。
そのため、返信する時もわずかな時間ででき顧客の満足度を高めることが可能です。
さらに、チャットを利用している場合にはメールの場合と異なり堅苦しい内容にならないため顧客の方々積極的に問い合わせをしてくれる可能性が高まるでしょう。
主にお客様からの問い合わせを電話で対応している会社は、やはりそれなりのメリットがあるため電話を利用しています。
電話の魅力はなんといってもメールのように時間がかからないことでしょう。
この点、メールの場合は文章を作成するまで時間がかかることや、返信までに待たなければならないといった欠点があります。
その点電話の場合には、文字を打つ必要もありませんしすぐに欲しい回答を得ることができる点がメリットといえます。
ただしその反面、過去の履歴などを閲覧することが難しいパターンも多いでしょう。
この場合、お問い合せ管理ツールご利用することにより過去にお客さんから来た電話の内容を一覧できるシステムを利用することが可能です。
そのようなシステムを提供している業者と提携することにより、過去にどのような質問を受けたかなどを一覧することができ、やりとりがスムーズになるでしょう。